Hantering av automatiska betalinläsningar och matchning
För automatisk hämtning av inbetalningar via bankgirot och koppling till faktura krävs tillvalet BGC-inläsning. Varje inbetalning matchas med faktura- och ocr-nummer.
- Gå in i på Fakturering → Betalningar. Om nya inbetalningar inkommit så har en lista med betalningsförslag automatiskt skapats i status Typ - Förslag. Har inbetalningarna rätt referenser som matchar fakturanumren är förslagen givna de fakturorna.
- Kopplingen godkänns genom att bocka för rutorna till vänster och klicka på symbolen för koppla alla markerade förslag. De försvinner då från status "Förslag" men kan sökas upp om man ändrar statusens typ till "Alla" eller "Hanterad" (välj även ett till/från-datum).
Avvikelser och olika varningssymboler:
- Tomt i faktura-rutan. Har inbetalningen inte någon referens ligger inget förslag i rutan för Faktura går den inte att koppla. Betalarens namn ligger under raden och är oftast kundens eller make/maka och man får själv söka och fram korrekt fakturanummer och koppla.
- OCR-nummer i kolumnen för Faktura går inte att koppla. Ta bort tilläggssiffrorna för OCR och koppla.
- Röd schema-symbol. Informerar att fakturan är inbetald efter förfallodatum. Koppla som ovan.
- Svarta pilar upp. Fakturan är överbetald. Se till att inbetalningen matchar med rätt faktura så inte kund betalat in på ett felaktigt fakturanummer. Ändra i så fall fakturanummer och koppla. Om det är rätt faktura som avses men är över-/dubbelbetald kan antingen beloppet kopplas enligt ovan så fakturan får status "överbetald" och kan hanteras senare eller kontakta kund och återbetala direkt samt radera betalningen. (Underlag för återbetalningen blir utdraget från banken) Se även avsnitt om överbetalning.
- Röda pilar ned. Betalningen understiger fakturabeloppet. Se till att inbetalningen matchar med fakturan så inte kund betalat in på ett felaktigt fakturanummer, ändra annars. Koppla (del)betalningen och fakturan får status "Delbetald". När nästa del- eller slutbetalning inkommer blir det återigen med en varning (röda pilar ned) att beloppet är lägre än fakturerat belopp men summeras med tidigare inbetalning/ar och fakturan får status "Betald" när full betalning erhållits.